Три совета по выбору бухгалтерских программ
В настоящее время существует немало бухгалтерского софта – от предложений разработчиков голова идет кругом! Мы уже рассказывали о том, как правильно выбрать такую программу. Сегодня же дадим общие советы по использованию.
Приобретайте программы у легальных официальных продавцов
Бухгалтерская база требует регулярного обновления, так как законодательство изменяется постоянно, что влечет за собой изменения форм документов, деклараций и т.д. Ломанные, переписанные базы нельзя обновить стандартными обработками, поэтому, установив такую, вы непременно попадаете на постоянные расходы, связанные с обновлением базы. Нужно еще умудриться найти исполнителя под обновление ломанной базы.
Фирмы-франчайзи 1С будут с вами разговаривать только после того как подтвердите легальность приобретения. Фрилансеры – люди не всегда надежные.
Хранение базы. Резервное копирование
Хранить базу можно:
- Офисном компьютере или сервере
- В облаке
- На сервере дата-центра
Выбор варианта зависит от технических возможностей сервера, от объема базы, от количества пользователей и т.д. Для определения оптимального варианта обратитесь за консультацией к грамотному сисадмину, который учтет все нюансы и продумает на несколько шагов вперед.
Где бы ни хранилась база, нужно наладить регулярное резервное копирование. На всякий случай. Слетевшая база – катастрофа для бизнеса.
Способы работы
Работа в бухгалтерской базе. Бухгалтер и менеджер работают в одной базе. При этом способе важно предусмотреть разные права для разных групп пользователей. Например, чтобы менеджер мог работать только с документами по движению товара и актами сверок.
Работа в двух базах. Для бухгалтера – бухгалтерская база, для руководителя и менеджера – управленческая. При этом способе первичный и полный учет (как правило, по нескольким юр. лицам), движения денег и товара осуществляется в управленческой базе. В бухгалтерскую базу выгружается только информация, необходимая для подготовки официальной отчетности.
Чтобы верно выбрать способ работы нужно учесть особенности бизнес-процессов, вида деятельности, документооборота.